Dokumentation er en balancegang mellem tillid og kontrol

Publiceret 22-05-2015

Fredag den 24. april var 80 medarbejdere og ledere, fra hele den offentlige sektor, samlet i København for at dele erfaringer og blive klogere på, hvordan man kan bruge dokumentation, som styringsredskab i en udviklingsproces.

Paneldebat
Foto: Mette Andreasen

Af Andreas Meyer-Juhlin

Modernisering kræver tillid og fælles ansvar

Vi skal tage aktivt stilling til, hvordan vi bruger dokumentation, hvis dokumentation skal understøtte arbejdsglæde, resultater og høj kvalitet. Det var én af ph.d.-studerende Tina Øllgaard Bentzens pointer, da hun holdt oplæg til Center for Offentlig Innovation og MindLabs workshop om erfaringerne fra tre gennemførte styringslaboratorier. Debatten handlede om, hvordan vi kan finde en fornuftig balance mellem tillid og kontrol gennem velovervejet brug af dokumentation.

MindLab faciliterede i 2014 tre styringslaboratorier som led i samarbejdet mellem parterne på det offentlige arbejdsmarked om modernisering. Det overordnede formål med laboratorierne har været at give kød og blod til de syv overordnede principper for modernisering i den offentlige sektor, som parterne har vedtaget. Dagen satte erfaringerne fra de tre styringslaboratorier i spil med fokus på, hvordan vi dokumenterer effekt og bruger dette aktivt i en udviklingsproces. 

Der var oplæg fra deltagerne i styringslaboratorierne (FriNoVa, Nordsjællands Hospital og omkringliggende kommuner, samt Kriminalforsorgen i samarbejde med Esbjerg Kommune). Derudover var der oplæg fra Tina Øllgaard Bentzen, ph.d.-studerende på RUC og Kirsten Engholm Jensen fra Midtlab. I løbet af dagen var der livlig diskussion ved bordene, hvor medarbejdere og ledere fra en masse forskellige steder i det offentlige udvekslede erfaringer og synspunkter.

Der findes ikke én rigtig måde at dokumentere på

COI talte i løbet af dagen med deltagerne på workshoppen, for at høre deres perspektiver på emnet. Morten Skinnes er til dagligt kommunikations- og udviklingskonsulent i Velfærds-LAB i Hvidovre Kommune, som er et forum for innovation og samarbejde. Han fremlagde nogle synspunkter på dagens tema og nogle af de udfordringer, som han mener, den offentlige sektor står overfor.

”Det er meget forskellige mennesker med meget forskellige jobbeskrivelser, erfaringer og kompetencer som arbejder i det offentlige. Det er svært at forestille sig, at en fuldstændig ensretning i forhold til dokumentation, ville blive overholdt”

Han påpegede videre, at dokumentation skal ses i sammenhæng med læring. Dette er netop en af de daglige udfordringer, som han genkender fra sit arbejde. Han tilføjer:

”Udfordringen er at bruge de rigtige dokumentationsmetoder til at fange de processer i samarbejdet, som man kan lære af”

Samme pointe blev behandlet i Tina Øllgaard Bentzens oplæg, hvor hun stillede begreberne tillid og kontrol overfor hinanden. Hun lagde op til en diskussion af, hvorvidt de to begreber modarbejder eller supplerer hinanden:

”Tillid og kontrol kan både supplere og modarbejde hinanden. Det handler altså ikke om blindt at fjerne al kontrol og dokumentation i forsøget på at opnå mere tillid”

Tillid bliver ofte forbundet med fravær af dokumentation, og kontrol bliver forbundet med en ofte overdreven brug af dokumentation. Men ifølge Tina skal det ikke være et spørgsmål om mere eller mindre dokumentation, men derimod om målrettet og meningsfuld dokumentation:

”Opgaven bliver at designe tillidsunderstøttende dokumentation. Dokumentation, der opleves som meningsfuld. Dokumentation skal være tilpasset konteksten og være afpasset risikoen i opgaven. Dokumentation skal bidrage til kerneopgaven, til læring og til videndeling”

Dette synspunkt blev samlet op af Kirsten Engholm Jensen, som gik i dybden med dokumentation som en fremadrettet handling, der skaber retningslinjer for arbejdet. Det kræver tro på og tillid til den faglige dømmekraft.

Diskussionen fortsætter

Deltagerne kunne have diskuteret erfaringerne fra styringslaboratorierne i timevis. Nogle af dem får heldigvis mulighed for at fortsætte diskussionen onsdag den 27. maj, hvor der er endnu en workshop om styringslaboratorierne. Denne gang er emnet, hvordan relationer kan bruges som styringsredskab.

Der er lukket for tilmeldinger til workshoppen, men for de interesserede, vil der, umiddelbart efter workshoppen, komme en rapportage herom i COI's nyhedsbrev.

Majken Præstbro 61813104